soepel begroten en eenvoudig rapporteren bij Stichting Philadelphia Zorg

klantlogo Philadelphia 142x142Philadelphia is een stichting zonder winstoogmerk die met ruim 7.600 medewerkers in en vanuit circa 600 locaties ondersteuning biedt aan ruim 7.800 cliƫnten met een verstandelijke beperking. Jaarlijks wordt er voor iedere locatie een begroting gemaakt. De afdeling concern control zorgt voor samenvoeging tot een begroting voor de hele organisatie. Meestal worden meerdere cycli van aanpassing en samenvoeging doorlopen voordat een definitieve begroting voorligt.

Locatiemanagers hebben informatie nodig om hun locatie goed te kunnen aansturen. Zij moeten weten hoe het er financieel voorstaat, of het met de geleverde zorg in orde is, en hoe de inzet van medewerkers is geweest. In plaats dat zij op zoek moeten naar inzicht in alle individuele bronsystemen, is het veel effectiever om een dashboard te hebben waarop de meest relevante gegevens bij elkaar staan.

InfoAction heeft het begrotingsproces ontdaan van handmatige handelingen. Philadelphia gebruikt verschillende Excel modellen om de begroting voor de verschillende typen kostenplaatsen te maken. InfoAction heeft gezorgd dat met een muisklik voor alle kostenplaatsen hun eigen model gegenereerd wordt. Hierbij zijn de eigen medewerkers, clienten en referentiecijfers alvast netjes ingevuld. Als alle modellen zijn aangevuld door de gebruikers worden ze weer met een muisklik ingelezen in de XLReporting database. Draaitabel rapportages zijn op elk gewenst niveau (locatie, regio, cluster, organisatie, zorgkantoor) mogelijk, met zoveel sets van vergelijkende cijfers als nodig. Versiebeheer is simpel. Na verder werken in de modellen kan gekozen worden of deze een bestaande versie in de database moeten overschrijven of dat ze een nieuwe versie vormen.

InfoAction heeft Philadelphia geholpen met een web-based management dashboard dat door de medewerkers via het intranet benaderd kan worden. Het dashboard is opgedeeld in 4 kwadranten die elk zo’n 4 KPI’s weergeven. De bronsystemen voor de KPI’s zijn meest gekoppeld met de database om het verversen van de data met zo min mogelijk beheer werk te laten verlopen. Op elke KPI kan doorgedrild worden om trends en onderliggende informatielagen zichtbaar te maken. Via autorisatie krijgt iedere gebruiker alleen die gegevens te zien die voor hem/haar relevant zijn. Naast een middel ter ontsluiting van gegevens wordt het dashboard ook interactief gebruikt. Het bevat het formulier ter ondersteuning van het bilaterale overleg met de leidinggevende. Locatiemanagers kunnen hun akkoord geven op de gepubliceerde cijfers van een periode, of commentaar geven op het getoonde.