soepel begroten bij Summa College

Summa CollegeSumma College bestaat uit 22 scholen voor middelbaar beroepsonderwijs. Deze branchegerichte scholen verzorgen meer dan 250 beroepsopleidingen in verschillende leerwegen en op verschillende niveaus voor meer dan 16.000 studenten per jaar.

InfoAction zorgde in samenspraak met het projectteam voor begrotingsformulieren per schooljaar met een doorzichtige structuur. Per begrotende eenheid werd het een formulier met alleen de eigen grootboekrekeningen en met mogelijkheid tot specificatie van bedragen. Ook werd gezorgd voor een mogelijkheid om een korte notitie te maken bij een ingevuld bedrag. Een blad voor het makkelijk maken van een investeringsbegroting kwam er indien gewenst bij.

Met de Excel add-in XLReporting wordt vanuit een centrale plek gezorgd voor robuust versiebeheer. In de database van de applicatie worden tabellen gevuld met benodigde data. Alle formulieren worden met een druk op de knop gegenereerd. Importeren na bewerking door de gebruikers gebeurt ook met een druk op de knop. De formulieren kunnen tijdens het proces meerdere keren worden ingelezen om het tussentijdse resultaat te beoordelen.

Via draaitabellen en sjabloonrapporten is presentatie van de begroting op elk gewenst aggregatieniveau mogelijk. Bij uitsplitsing van de jaarbegroting naar een begroting per maand wordt rekening gehouden met een seizoenspatroon.

Een bestand maken om de begroting door te zetten naar het financiƫle pakket is zo gedaan.
Het implementatie traject kende een doorlooptijd van twee maanden. Aan het eind werden de medewerkers ingewerkt in de nieuwe werkwijze, waarna ze in staat waren om het proces met de nieuwe tool zonder problemen te doorlopen.