soepel begroten bij Veldvest

VeldvestStichting Veldvest is het bevoegd gezag van 15 basisscholen, één school voor speciaal basisonderwijs en één school voor speciaal onderwijs. Voor Veldvest werken een kleine 400 personeelsleden, onder wie bijna 300 leerkrachten. Zij hebben de dagelijkse zorg voor onderwijs aan ruim 3700 leerlingen.

InfoAction heeft bij Veldvest een nieuw begrotingsformulier ontworpen. De werking ervan sluit aan bij de manier waarop Veldvest het begrotingsproces doorloopt.

Berekening van baten en de allocatie van centrale kosten naar de scholen lopen via een centraal bestand. Dat bestand wordt ingelezen in de XLReporting database. Formulieren per budgeteenheid worden gegenereerd met de eigen bedragen voor baten en doorbelaste kosten. Tussentijdse aanpassing van het centrale bestand wordt eenvoudig verwerkt. Begrotingsformulieren in bewerking worden met een druk op de knop ingelezen in de database en vervolgens opnieuw gegenereerd met aangepaste bedragen én met behoud van reeds door de gebruiker gemaakte aanpassingen.

Een begrotingsformulier heeft tabbladen voor exploitatie, specificaties, personeel en investeringen. Medewerkers die per peildatum werkzaam zijn bij de budgeteenheid staan ingevuld op het tabblad personeel. Resulterende loonkosten worden doorgeplaatst naar het exploitatieblad.

De uitdaging in dit project zat hem in het inzichtelijk laten verlopen van herverdeling van personeel over de budgeteenheden. Door tussenkomst van een dummy budgeteenheid die als mobiliteitspool fungeert is dit mooi opgelost. Via rapportages kan overzicht gehouden worden over aanpassingen die op de formulieren gemaakt zijn in het personeelsbestand. Zodat de aandacht van de gebruikers gericht kan zijn op de inhoudelijke afwegingen in plaats van op de administratieve afwikkeling.