Met pijn in het hart … begroten in Excel

Van­daag start het begro­tings­pro­ces. De komen­de maan­den zul­len in het teken staan van het opstel­len van de begro­ting van het komend jaar. Edwin zucht en zakt onbe­wust nog wat ver­der onder­uit. Het is niet als­of je gewo­ne werk stopt. Het bete­kent veel over­werk, eten op kan­toor en laat thuis. Wat Edwin nog wel het meest ver­baast, is dat ze hun begro­ting nog steeds maken met behulp van Excel. Een bedrijf van hun omvang en sta­tuur zou eigen­lijk toch veel bete­re soft­wa­re hier­voor in huis moe­ten heb­ben?

Zo vreemd is deze gedach­te niet. Uit onder­zoek blijkt dat meer dan 80% van de spread­sheets fou­ten bevat­ten. Voor ande­ren is het vaak las­tig om een spread­sheet te begrij­pen en tot over­maat van ramp komen we er niet aan toe om een goe­de uit­leg bij het model te schrij­ven. Een begro­ting in Excel bete­kent dat onze collega’s hem niet begrij­pen en dat de kans zeer groot is dat er een of meer fou­ten in zit­ten. Voor we het weten nemen we hier­door de ver­keer­de beslis­sing waar­door we onze doe­len niet berei­ken, we te veel kos­ten maken, of poten­ti­ë­le omzet laten lig­gen.

Toch is het wel dege­lijk moge­lijk een pro­fes­si­o­ne­le en betrouw­ba­re begro­ting op te stel­len met Excel. Maar hoe doe je dat?

Hier zijn let­ter­lijk boe­ken over vol­ge­schre­ven. Soms met rond­uit tegen­strij­di­ge advie­zen. Geluk­kig kun je jouw model al enorm ver­be­te­ren door op slechts een paar zaken te let­ten. Hier­on­der vol­gen onze 3 favo­rie­te tips:

  1. Maak onder­scheid tus­sen data en model. Het helpt vaak om alle gege­vens te ver­za­me­len op een apart tab­blad. De bere­ke­nin­gen voer je dan op een ander blad uit. Ver­an­de­ren je gege­vens dan hoef je alleen op dat ene blad maar wat aan te pas­sen. Je zou hier­mee zelfs nog een stap ver­der kun­nen gaan en de gege­vens niet in Excel maar in een apar­te data­ba­se op te slaan en hier jouw model aan te kop­pe­len.
  2. Ver­deel een groot model in meer­de­re klei­ne model­len. Voor­dat je het in de gaten hebt is een begro­ting als snel een groot en com­plex model gewor­den. Je kunt dit voor­ko­men door hem in stuk­jes te hak­ken. Bij­voor­beeld een model voor de inkom­sten, een voor de loon­kos­ten, een voor de bedrijfs­kos­ten en een voor de inves­te­rin­gen. Deze klei­ne­re model­len zijn veel mak­ke­lij­ker om te begrij­pen en fou­ten zie je eer­der.
  3. Maak het model met dege­ne die hem moet invul­len in gedach­ten. Het begro­tings­mo­del zou eigen­lijk voor zich­zelf moe­ten spre­ken. Voor dege­ne die het model invult, moet het met­een dui­de­lijk zijn wat hij moet doen. Dit kan bij­voor­beeld door alle cel­len waar iets moet wor­den inge­vuld een spe­ci­fie­ke kleur te geven. Ook kun je in som­mi­ge cel­len con­tro­le­ren of ze wel juist zijn inge­vuld. Bij­voor­beeld of het wel een gel­di­ge datum is. Of een posi­tief getal. Of dat het net­jes tot 100% optelt.

Door het toe­pas­sen van deze tips is het wel dege­lijk moge­lijk om een pro­fes­si­o­ne­le en betrouw­ba­re begro­ting in Excel te maken waar­door doe­len wel wor­den bereikt, kos­ten wor­den ver­laagd en nieu­we omzet wordt gevon­den.

Wil je hier meer over weten? Twij­fel je of dit ook voor jouw orga­ni­sa­tie geldt? Ben je nieuws­gie­rig hoe je je begro­tings­mo­del nog beter kunt maken met de com­bi­na­tie van Excel en een data­ba­se?

Vraag dan hier­on­der een vrij­blij­vend gesprek aan met mij of een van mijn collega’s. Tij­dens dit gesprek van zo onge­veer 30 minu­ten pro­be­ren we jouw vra­gen te beant­woor­den.

Klik hier voor een gra­tis advies­ge­sprek