Vandaag start het begrotingsproces. De komende maanden zullen in het teken staan van het opstellen van de begroting van het komend jaar. Edwin zucht en zakt onbewust nog wat verder onderuit. Het is niet alsof je gewone werk stopt. Het betekent veel overwerk, eten op kantoor en laat thuis. Wat Edwin nog wel het meest verbaast, is dat ze hun begroting nog steeds maken met behulp van Excel. Een bedrijf van hun omvang en statuur zou eigenlijk toch veel betere software hiervoor in huis moeten hebben?
Zo vreemd is deze gedachte niet. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 80% van de spreadsheets fouten bevatten. Voor anderen is het vaak lastig om een spreadsheet te begrijpen en tot overmaat van ramp komen we er niet aan toe om een goede uitleg bij het model te schrijven. Een begroting in Excel betekent dat onze collega’s hem niet begrijpen en dat de kans zeer groot is dat er een of meer fouten in zitten. Voor we het weten nemen we hierdoor de verkeerde beslissing waardoor we onze doelen niet bereiken, we te veel kosten maken, of potentiële omzet laten liggen.
Toch is het wel degelijk mogelijk een professionele en betrouwbare begroting op te stellen met Excel. Maar hoe doe je dat?
Hier zijn letterlijk boeken over volgeschreven. Soms met ronduit tegenstrijdige adviezen. Gelukkig kun je jouw model al enorm verbeteren door op slechts een paar zaken te letten. Hieronder volgen onze 3 favoriete tips:
- Maak onderscheid tussen data en model. Het helpt vaak om alle gegevens te verzamelen op een apart tabblad. De berekeningen voer je dan op een ander blad uit. Veranderen je gegevens dan hoef je alleen op dat ene blad maar wat aan te passen. Je zou hiermee zelfs nog een stap verder kunnen gaan en de gegevens niet in Excel maar in een aparte database op te slaan en hier jouw model aan te koppelen.
- Verdeel een groot model in meerdere kleine modellen. Voordat je het in de gaten hebt is een begroting als snel een groot en complex model geworden. Je kunt dit voorkomen door hem in stukjes te hakken. Bijvoorbeeld een model voor de inkomsten, een voor de loonkosten, een voor de bedrijfskosten en een voor de investeringen. Deze kleinere modellen zijn veel makkelijker om te begrijpen en fouten zie je eerder.
- Maak het model met degene die hem moet invullen in gedachten. Het begrotingsmodel zou eigenlijk voor zichzelf moeten spreken. Voor degene die het model invult, moet het meteen duidelijk zijn wat hij moet doen. Dit kan bijvoorbeeld door alle cellen waar iets moet worden ingevuld een specifieke kleur te geven. Ook kun je in sommige cellen controleren of ze wel juist zijn ingevuld. Bijvoorbeeld of het wel een geldige datum is. Of een positief getal. Of dat het netjes tot 100% optelt.
Door het toepassen van deze tips is het wel degelijk mogelijk om een professionele en betrouwbare begroting in Excel te maken waardoor doelen wel worden bereikt, kosten worden verlaagd en nieuwe omzet wordt gevonden.
Wil je hier meer over weten? Twijfel je of dit ook voor jouw organisatie geldt? Ben je nieuwsgierig hoe je je begrotingsmodel nog beter kunt maken met de combinatie van Excel en een database?
Vraag dan hieronder een vrijblijvend gesprek aan met mij of een van mijn collega’s. Tijdens dit gesprek van zo ongeveer 30 minuten proberen we jouw vragen te beantwoorden.
