Miskleun met prognose gaf het laatste zetje

Con­trol­ler Hans trom­melt met zijn vin­gers op zijn bureau. Hij kijkt naar zijn com­pu­ter­scherm. De cij­fers t/m febru­a­ri zijn zojuist beschik­baar gesteld door de afde­ling finan­ci­ën. Hij moet aan het mana­ge­ment toe­lich­ten of het jaar finan­ci­eel ver­loopt zoals begroot. Uit wat hij ziet kan hij geen ant­woord aflei­den op die vraag. Bij diver­se bedra­gen trekt hij zijn wenk­brau­wen op. Ze lij­ken in de verste ver­te niet op 1/6 deel van het begro­te jaar­be­drag.

Dat bete­kent dat hij in de orga­ni­sa­tie moet gaan navra­gen hoe het zit met de betref­fen­de pos­ten. Dat gaat hem schep­pen tijd kos­ten, en hem daar­naast heel impo­pu­lair maken. Zijn bud­get­hou­der collega’s irri­teert het mate­loos dat hij hen steeds komt door­za­gen over geld. Hun reac­tie is vaak dat zij geen tijd heb­ben om daar goed in te dui­ken. Hij moet maar kij­ken hoe het vorig jaar is gelo­pen.

De situ­a­tie waar Hans mee wor­stelt is niet uniek. Veel bedrij­ven gaan heel seri­eus om met het maken van een begro­ting, en wil­len die in de loop van het jaar ook seri­eus opvol­gen. Waar ze tegen­aan lopen is dat de boek­hou­ding geen goe­de afspie­ge­ling is van de wer­ke­lijk­heid. Zo ont­staat er een scheef beeld dat de con­trol­ler recht moet pro­be­ren te trek­ken. Dat lukt niet altijd. Daar­door moet het mana­ge­ment de prog­no­se cij­fers met een fik­se kor­rel zout nemen, en kan niet door­tas­tend optre­den.

Er zijn bedrij­ven die ook in de loop van het jaar beschik­ken over goed inzicht in de finan­ci­ë­le situ­a­tie. Hun mana­ge­ment is steeds in staat om hier ade­quaat op te rea­ge­ren. Maar hoe doen zij dat dan? En kan jij daar wat mee in je bedrijf? Hier­on­der geef ik je een paar tips.

1) Zorg dat het maken van een prog­no­se een struc­tu­reel onder­deel van de werk­zaam­he­den
Zon­der struc­tu­reel pro­ces kun je geen goe­de prog­no­se ople­ve­ren. Een bedrijf heeft er baat bij om zich een paar keer per jaar te con­cen­tre­ren op het maken van een prog­no­se. De tijd die daar­in geïn­ves­teerd wordt betaalt zich terug in bete­re mana­ge­ment beslis­sin­gen.

2) Zorg voor com­mit­ment
Spreek van te voren met de bud­get­hou­ders af dat je ze gaat vra­gen om te hel­pen bij het maken van een prog­no­se en dat de kwa­li­teit van hun input cru­ci­aal is.

3) Houd het een­vou­dig
Maak in Excel een een­vou­dig uit­vraag­for­mu­lier voor de bud­get­hou­ders. Vul de eer­ste twee kolom­men met het begro­te bedrag en het bedrag dat in de boek­hou­ding staat. De 3e kolom is voor het bedrag waar de bud­get­hou­der op denkt uit te komen aan het eind van het jaar. In kolom 4 kan hij een ver­kla­ring voor gro­te afwij­kin­gen geven.

4) Maak mana­ge­ment blij
Ver­za­mel en ana­ly­seer de uit­vraag­for­mu­lie­ren. Doe een laat­ste afstem­mings­rond­je met de bud­get­hou­ders. Bun­del de uit­vraag for­mu­lie­ren tot een hand­zaam rap­port voor het mana­ge­ment.

Ook al zit je mid­den in een boek­jaar, toch is het moge­lijk om de vin­ger aan de pols te hou­den met betrek­king tot de finan­ci­ë­le situ­a­tie van het bedrijf. En om daar­op goe­de mana­ge­ment beslis­sin­gen te base­ren. Naast de een­vou­di­ge geschets­te oplos­sing zijn er ande­re meer sophis­ti­ca­ted hulp­mid­de­len voor het opstel­len van een prog­no­se. Geba­seerd op Excel of een onli­ne appli­ca­tie.

Als je geïn­te­res­seerd bent om een keer door te pra­ten over een prog­no­se bij jouw bedrijf, neem dan con­tact op voor een vrij­blij­vend gesprek van 30 minu­ten.

Bewa­renBewa­ren