Controller Hans trommelt met zijn vingers op zijn bureau. Hij kijkt naar zijn computerscherm. De cijfers t/m februari zijn zojuist beschikbaar gesteld door de afdeling financiën. Hij moet aan het management toelichten of het jaar financieel verloopt zoals begroot. Uit wat hij ziet kan hij geen antwoord afleiden op die vraag. Bij diverse bedragen trekt hij zijn wenkbrauwen op. Ze lijken in de verste verte niet op 1/6 deel van het begrote jaarbedrag.
Dat betekent dat hij in de organisatie moet gaan navragen hoe het zit met de betreffende posten. Dat gaat hem scheppen tijd kosten, en hem daarnaast heel impopulair maken. Zijn budgethouder collega’s irriteert het mateloos dat hij hen steeds komt doorzagen over geld. Hun reactie is vaak dat zij geen tijd hebben om daar goed in te duiken. Hij moet maar kijken hoe het vorig jaar is gelopen.
De situatie waar Hans mee worstelt is niet uniek. Veel bedrijven gaan heel serieus om met het maken van een begroting, en willen die in de loop van het jaar ook serieus opvolgen. Waar ze tegenaan lopen is dat de boekhouding geen goede afspiegeling is van de werkelijkheid. Zo ontstaat er een scheef beeld dat de controller recht moet proberen te trekken. Dat lukt niet altijd. Daardoor moet het management de prognose cijfers met een fikse korrel zout nemen, en kan niet doortastend optreden.
Er zijn bedrijven die ook in de loop van het jaar beschikken over goed inzicht in de financiële situatie. Hun management is steeds in staat om hier adequaat op te reageren. Maar hoe doen zij dat dan? En kan jij daar wat mee in je bedrijf? Hieronder geef ik je een paar tips.
1) Zorg dat het maken van een prognose een structureel onderdeel van de werkzaamheden
Zonder structureel proces kun je geen goede prognose opleveren. Een bedrijf heeft er baat bij om zich een paar keer per jaar te concentreren op het maken van een prognose. De tijd die daarin geïnvesteerd wordt betaalt zich terug in betere management beslissingen.
2) Zorg voor commitment
Spreek van te voren met de budgethouders af dat je ze gaat vragen om te helpen bij het maken van een prognose en dat de kwaliteit van hun input cruciaal is.
3) Houd het eenvoudig
Maak in Excel een eenvoudig uitvraagformulier voor de budgethouders. Vul de eerste twee kolommen met het begrote bedrag en het bedrag dat in de boekhouding staat. De 3e kolom is voor het bedrag waar de budgethouder op denkt uit te komen aan het eind van het jaar. In kolom 4 kan hij een verklaring voor grote afwijkingen geven.
4) Maak management blij
Verzamel en analyseer de uitvraagformulieren. Doe een laatste afstemmingsrondje met de budgethouders. Bundel de uitvraag formulieren tot een handzaam rapport voor het management.
Ook al zit je midden in een boekjaar, toch is het mogelijk om de vinger aan de pols te houden met betrekking tot de financiële situatie van het bedrijf. En om daarop goede management beslissingen te baseren. Naast de eenvoudige geschetste oplossing zijn er andere meer sophisticated hulpmiddelen voor het opstellen van een prognose. Gebaseerd op Excel of een online applicatie.
Als je geïnteresseerd bent om een keer door te praten over een prognose bij jouw bedrijf, neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek van 30 minuten.
