Schoolleiding wil graag meedoen met het maken van de begroting

Con­trol­ler Albert kijkt ver­wach­tings­vol om zich heen. Pre­cies het juis­te gezel­schap om zijn zor­gen mee te delen. Hij werkt bij een gro­te onder­wijs­or­ga­ni­sa­tie in een regio waar zich een krimp van de bevol­king begint af te teke­nen. Dat bete­kent dat de scho­len reke­ning moe­ten gaan hou­den met moge­lijk min­der inkom­sten en hun kos­ten daar­mee in lijn moe­ten bren­gen. Recen­te­lijk leid­de dat al tot een fik­se ruzie bij het aan­kon­di­gen van een vaca­tu­re­stop. Hij denkt er met een ver­ve­lend gevoel in zijn maag aan terug. De begro­ting voor die school bleek te opti­mis­tisch te zijn geweest, en de vaca­tu­re­stop was nodig om gro­te ver­lie­zen te voor­ko­men.

Dit jaar moet het begro­tings­pro­ces abso­luut beter opge­zet wor­den. Albert denkt na wat daar­voor nodig is. Ze moe­ten beter gaan inschat­ten op hoe­veel leer­lin­gen ze in de komen­de jaren kun­nen reke­nen en wat daar­van de con­se­quen­tie is voor de per­so­neels­for­ma­tie. Het bes­te zou het zijn als niet de afde­ling con­trol nadenkt en cij­fers invoert in het sys­teem, maar dat de school­lei­ding dat zelf gaat doen. Natuur­lijk gesteund door de afde­ling con­trol. Zijn pro­bleem is dat de school­lei­ding niet staat te trap­pe­len om hun schaar­se tijd te beste­den aan het invoe­ren van getal­len in het com­plex ogen­de for­mu­lier dat ze nu gebrui­ken.

Albert’s pro­bleem komt voor bij meer onder­wijs orga­ni­sa­ties. Ze wil­len graag meer betrok­ken­heid van de school­lei­ding om een beter afge­wo­gen begro­ting te maken. Maar waar ze tegen­aan lopen is dat een begro­ting bestaat uit het invul­len van heel veel cij­fers. Al hele­maal als je een meer­ja­ren­be­gro­ting wilt maken is dat een tijd­ro­ven­de klus.

De kunst is om effec­tief om te gaan met de tijd van de school­lei­ding. Door hun alleen te vra­gen om de meest wezen­lij­ke infor­ma­tie aan te leve­ren. En dat te doen in logi­sche stap­jes. Hoe dan, en kun jij daar wat mee bij jouw orga­ni­sa­tie? Hier­on­der geef ik je een paar tips.

1) Vraag het ver­wach­te aan­tal leer­lin­gen in de begro­tings­pe­ri­o­de

Houd het uit­vraag for­mu­lier zo klein, kaal, dui­de­lijk en toe­gan­ke­lijk moge­lijk. Geef de in te vul­len cel­len een dui­de­lij­ke kleur. Geef con­text mee, zoals per onder­wijs­aan­bod de aan­tal­len leer­lin­gen voor de laatst beken­de peil­da­tum. Zorg dat de bere­ke­ning van het bud­get beschik­baar is, maar stan­daard ver­bor­gen is.

 

2) Vraag ver­wach­te baten en las­ten voor een beperkt aan­tal pos­ten

Bedenk van te voren voor wel­ke pos­ten je een bedrag wilt weten. Vraag alleen die pos­ten uit op het for­mu­lier. Zorg dat op de ach­ter­grond auto­ma­tisch de bedra­gen voor die pos­ten ver­deeld wor­den over onder­lig­gen­de reke­nin­gen vol­gens een ver­deel­sleu­tel, bij­voor­beeld de rea­li­sa­tie van het voor­gaan­de jaar. Zorg voor con­text voor de invul­ler van het for­mu­lier door refe­ren­tie­be­dra­gen voor pos­ten op te nemen.

3) Vraag de ont­wik­ke­ling van de loon­kos­ten

Geef als voor­zet op een sim­pel ogend for­mu­lier de per­so­neels­for­ma­tie per peil­da­tum. Zorg voor een goe­de door­re­ke­ning van kos­ten in de begro­tings­pe­ri­o­de. Geef con­text. Geef het bedrag dat nog beschik­baar is voor loon­kos­ten, en geef aan hoe de ver­de­ling van func­tie­ca­te­go­rie­ën is ten opzich­te van

een tar­get ver­de­ling. Maak het mak­ke­lijk om aan­pas­sin­gen te maken in de for­ma­tie en om nieu­we regels toe te voe­gen voor vaca­tu­res en of  taak­stel­lin­gen.

4) Geef een mooi dash­board met de stand van de begro­ting

Maak een mak­ke­lijk toe­gan­ke­lijk mooi dash­board dat steeds de actu­e­le stand van de school begro­ting weer­geeft. Zorg voor een aan­trek­ke­lij­ke mix van infor­ma­tie over leer­ling aan­tal­len, per­so­neel, en de tota­le finan­ci­ë­le stand van zaken.

De uit­da­ging van een begro­ting uit­vra­gen is het sim­pel hou­den ervan voor dege­ne die het invul­werk moet doen. En om te zor­gen dat die­ge­ne iets terug krijgt voor zijn inspan­nin­gen. Op die manier krijg je betrok­ken­heid van de school­lei­ding en een begro­ting waar alle par­tij­en zich aan ver­bon­den voe­len. Er zijn hulp­mid­de­len voor het opstel­len van een begro­ting op de markt. Geba­seerd op Excel of als een SAAS appli­ca­tie.

Als je geïn­te­res­seerd bent om een keer door te pra­ten over een begro­ting bij jouw bedrijf, neem dan con­tact op voor een vrij­blij­vend gesprek van 30 minu­ten.