Summa College

Handleiding

Voor het opstel­len van de prog­no­se en de begro­ting wordt er gewerkt met de web appli­ca­tie XLRe­por­ting. In 2020 wordt er gewerkt in een plan­ver­sie “Werk­ver­sie 2020”. 

De appli­ca­tie bestaat uit zes invoer­mo­del­len en een aan­tal rapporten. 

Het invoer­mo­del Prog­no­se Stu­den­ten gaat om ver­wach­te bekos­tig­ba­re aan­tal­len stu­den­ten per team, cre­bo en cohort. Deze prog­no­se wordt in het voor­jaar en in het najaar gemaakt; er is hier­voor een apar­te handleiding.

In de invoer­mo­del­len voor Prog­no­se en Begro­ting (Stu­den­ten, Ove­ri­ge Sub­si­dies, Baten en Las­ten, Inves­te­rin­gen en Per­so­neel) wordt gewerkt in een “Werk­ver­sie” die twee kalen­der­ja­ren beslaat; voor Werk­ver­sie 2020 zijn dat 2020 en 2021. 

Inhoudsopgave

Algemene werkwijze

Kiezen van een rapport of model

Om bij een model of rap­port te komen kun je twee rou­tes volgen. 

  1. Via het dash­board. Je hebt een navi­ga­tie menu. Klik op een knop en je gaat direct naar dat model of rapport 
  2. Via navi­ga­tie. Kies na het inlog­gen op de knop “Ana­ly­se” voor “Run reports” of “Run models” 

Algemene tips

  • In/Uitzoomen — Om in of uit te zoo­men in de brow­ser kun je de con­tr — of con­tr + toet­sen gebrui­ken. N.b. Ben je door inzoo­men de knop SAVE kwijt­ge­raakt, zoom dan uit en klik op de knop links boven in het scherm ≡ XLReporting
  • Wer­ken met 2 scher­men — Het is moge­lijk de appli­ca­tie in twee ver­schil­len­de scher­men te ope­nen. Bij­voor­beeld om in het twee­de scherm een rap­port op te roe­pen waar je steeds naar wilt kij­ken om het totaal­over­zicht te houden.
  • Oproe­pen van een invoer­mo­del — In de model­len kan gewerkt wor­den aan een team of aan meer­de­re teams. Bij het oproe­pen van een invoer­mo­del kies je de pro­po­si­tie en de teams. De plan­ver­sie staat al default inge­steld op “Werk­ver­sie 2020”. 
  • Knop “Run” — Na het maken van de selec­ties klik je op “Run”. Het model of rap­port wordt dan opge­vraagd met jouw gemaak­te selecties.
  • Knop “Save” — Om aan­pas­sin­gen te bewa­ren klik je op “Save”. Met “Save” wor­den de gege­vens naar de data­ba­se weg­ge­schre­ven. Mocht je niet wil­len dat de data weg wor­den geschre­ven, navi­geer je dan weg van het model.
  • Acties met een “+”-  In som­mi­ge model­len staat een “+” teken voor­aan in een rij. Als je daar­op drukt, dan voeg je een nieu­we rij toe.
  • Rood uit­roep­te­ken – Als je tij­dens het wer­ken in een invoer­mo­del een rood uit­roep­te­ken ver­schijnt, dan word je erop geat­ten­deerd dat het model nog iets van je nodig heeft. Lees des­be­tref­fen­de mel­ding die daar­bij staat en cor­ri­geer het­geen wat nodig is. De knop “Save” komt na het cor­ri­ge­ren weer tevoorschijn.
  • Knop “Meer infor­ma­tie” – Wil je meer infor­ma­tie zien, dan kan je dat doen door op het “oog­je” te klikken.

Invoermodellen

Hier­on­der volgt een toe­lich­ting op elk van de invoermodellen.

Model Studenten

In het model Stu­den­ten wordt de ver­blijfs­be­kos­ti­ging en ove­ri­ge stu­dent-aan­tal-afhan­ke­lij­ke bekos­ti­ging voor een team berekend.

Start

Het model heeft gele invoer­ko­lom­men en wit­te informatie/rekenvelden.

Pas in de gele vel­den de aan­tal­len aan voor cre­bo / leer­weg com­bi­na­ties. Je treft bij ope­ning in het model refe­ren­tie aan­tal­len aan, en de laatst beken­de stand in de gele cellen.

  1. Een werk­ver­sie voor een nieuw jaar bevat als ver­trek­punt in de gele kolom­men voor zowel het eer­ste als twee­de jaar de aan­tal­len stu­den­ten uit de vast­ge­stel­de begro­ting (voor Werk­ver­sie 2020 is dat “Begr.2020 (def)”). 
  2. Er is een wit­te kolom met het aan­tal inschrij­vin­gen op 1 okto­ber van het voor­af­gaan­de jaar. (voor “Werk­ver­sie 2020” is dat het aan­tal op “01–10-2019”). Hier­mee wordt gere­kend in het model.
  3. Er is een twee­de wit­te kolom met het aan­tal bekos­tig­ba­re stu­den­ten vol­gens de laatst gemaak­te “Prog­no­se Stu­den­ten”.  Dit aan­tal dient als referentie. 

Uitkomst

Het doel van dit model is het bere­ke­nen van ver­blijfs­be­kos­ti­ging en aan­vul­len­de bedra­gen. Afdrach­ten naar bestuur en onder­steu­nen­de dien­sten wor­den bere­kend aan de hand van vast­ge­stel­de percentages. 

Bere­ke­nings­stap­pen

Stap 1: Baten op basis van studentenaantallen

  1. Ver­blijfs­be­kos­ti­ging jaar t = (7 x stu­den­ten 1 okt jaar t‑1 + 5 x stu­den­ten 1 okt jaar t) / 12  x Weging x Tarief Verblijfsbekostiging. 
  2. Aan­vul­len­de bekos­ti­ging jaar t = gemid­deld aan­tal stu­den­ten jaar t x Weging x Tarief Aan­vul­len­de bekostiging. 

Stap 2: Allo­ce­ren van baten

De vol­le­di­ge baten komen op de baten­re­ke­ning van het team (reke­ning 70000 en 70004). Daar­naast wor­den er afdrach­ten bere­kend en geboekt. De bere­ke­ning is terug te vin­den onder­aan het model (na het ope­nen van het oogje). 

Het gaat om de vol­gen­de rekenregels.

  1. Allo­ca­tie Bestuur = Ver­blijfs­be­kos­ti­ging x per­cen­ta­ge Bestuur. Per­cen­ta­ge komt uit para­me­ter “ALL_Bestuur”. 
  2. Allo­ca­tie Dien­sten voor MBO scho­len. Ver­blijfs­be­kos­ti­ging x per­cen­ta­ge Bestuur. Per­cen­ta­ge komt uit para­me­ter “ALL_Diensten”
  3. Allo­ca­tie Dien­sten voor VO scho­len. Ver­blijfs­be­kos­ti­ging x per­cen­ta­ge Bestuur. Per­cen­ta­ge komt uit para­me­ter “ALL_Diensten VO/VE”
  4. Allo­ca­tie Huis­ves­ting = Ver­blijfs­be­kos­ti­ging x per­cen­ta­ge Huis­ves­ting. Per­cen­ta­ge komt uit para­me­ter “ALL_Huisvesting”
  5. Allo­ca­tie Ren­de­ment = (Ver­blijfs­be­kos­ti­ging + Aan­vul­len­de bekos­ti­ging) x per­cen­ta­ge Ren­de­ment. Per­cen­ta­ge komt uit para­me­ter “ALL_Rendement” 

Model Overige subsidies

Ove­ri­ge Sub­si­dies wor­den met een totaal­be­drag en even­tu­e­le toe­lich­ting opge­voerd in dit model.

Het gaat om 4 types subsidies:

  1. Bekos­ti­ging VAVO
  2. Diplo­ma­be­kos­ti­ging
  3. Exter­ne subsidie
  4. Inter­ne subsidie

Stap 1:  Invoe­ren sub­si­die bedragen

Stap 2:  Bere­ke­ning afdrachten

Het tota­le bedrag van  de ove­ri­ge sub­si­dies komt op de baten­re­ke­nin­gen van het team terecht (reke­nin­gen 70000, 70003 en 70004). Voor de bekos­ti­ging VAVO en de Diplo­ma­be­kos­ti­ging wordt een deel van de baten afge­dra­gen. Het ren­de­ment wordt bere­kend over het tota­le sub­si­die bedrag. De bere­ke­ning van de afdrach­ten is te vin­den onder­aan het model (na het ope­nen van het oog­je). Voor de reken­re­gels zie het model Studenten. 

Model Baten en Lasten

Met dit model voer je de ove­ri­ge baten en las­ten op. Het model kent twee tab­bla­den: “Begro­ting” en “Int Afdracht Verrekening”.

Tab­blad Begroting

Geef hier per jaar aan wel­ke pos­ten je ver­wacht. De kolom­men “Inter­com­pa­ny” zijn bedoeld voor baten/lasten waar­van de reke­ning begint met een 5 of 6, om aan te geven met wel­ke pro­po­si­tie het opge­voer­de bedrag samen­hangt. Dit is ter infor­ma­tie. 

Hele­maal rechts in het model staat ter infor­ma­tie een over­zicht van de Baten en Las­ten van de pro­po­si­tie als geheel.

Tab­blad “Int Afdracht Verrekening”

Het doel van dit tab­blad is om het resul­taat van de alge­me­ne kos­ten­plaat­sen op nul te krij­gen, door hun kos­ten over de ove­ri­ge teams te ver­de­len op basis van hun inkomsten.

Het model maakt de bere­ke­nin­gen voor jaar 1 en jaar 2 (zie kolom Bedrag 1) en voor jaar 2 (zie Bedrag 2). Je kunt afwij­ken van de bere­ken­de bedra­gen door hand­ma­tig een cor­rec­tie in te voe­ren in de gele kolommen.

Model Investeringen

Hier wor­den de geplan­de inves­te­rin­gen opge­voerd. Je voert in de gele vel­den een inves­te­ring op met bij­be­ho­rend acti­va­pro­fiel en inves­te­rings­pe­ri­o­de (kolom “Start peri­o­de”). De afschrij­vings­ter­mijn wordt bepaald op basis van het activaprofiel.

Het model bere­kent de afschrij­vings­last per periode.

Deze afschrij­vings­last komt bij de voor­spel­de afschrij­vings­las­ten op basis van bestaan­de vas­te activa.

Model Personeel

Net als bij de ande­re model­len, gebruik je de gele vel­den voor invoer. Het model is voor-inge­vuld met actu­e­le personeelsgegevens.

Elke regel begint met twee actie knoppen:

  • Plus teken: hier­mee kan je een nieu­we regel invoegen
  • 2 blok­jes teken: Hier­mee kan je een bestaan­de regel kopie­ren. Bij­voor­beeld een mede­wer­ker beëin­digt op een gege­ven moment zijn func­tie en begint met een ande­re. Dan is de snel­ste manier dat je een regel kopi­eert en alleen de func­tie en begin peri­o­de invult.

Uit­leg over de kolom­men in het mede­wer­ker invoer gedeel­te voor Werk­ver­sie 2020:

  • De vel­den “Pers.nr” tot en met “WTF” spre­ken voor zich
  • Rea­li­sa­tie jan – maart 2020: gere­a­li­seer­de loon­kos­ten van de mede­wer­ker. In het najaar zijn de gere­a­li­seer­de loon­kos­ten t/m juli bekend, en zal de kop Rea­li­sa­tie jan – jul 2020 luiden. 
  • Loonkosten/FTE/Jaar kolom­men: Voor een zo zui­ver moge­lij­ke bere­ke­ning van de loon­kos­ten wordt reke­ning gehou­den met peri­o­die­ken die in augus­tus toe­ge­kend wor­den. De bedra­gen in de kolom­men kun­nen aan­ge­past worden. 
  • Begin – en Eind­da­tum: Een inge­vul­de eind­da­tum wordt gebruikt als eind­da­tum, ook als er een eer­de­re pen­si­oen­da­tum zou staan.
  • Toe­lich­ting en Inter­com­pa­ny zijn ter info
  • Pen­si­oen­da­tum: wordt bepaald aan de hand van de geboortedatum. 
  • FTE en Kos­ten jaar1 en jaar2: Bevat de gewo­gen fte’s en de loon­kos­ten­voor deze jaren. 

Er zijn twee oog­jes om te ope­nen voor meer details. Het twee­de oog­je wordt hele­maal rechts zicht­baar na ope­nen van het eer­ste oogje.

Ziek­te­ver­zuim

Op basis van het ziek­te­ver­zuim per­cen­ta­ge wor­den de FTE en Loon­kos­ten bepaald die voor ver­van­ging van het ziek­te­ver­zuim ver­wacht worden.

Te beste­den budget

Het getoon­de bedrag geeft aan wat er nog aan ruim­te voor loon­kos­ten over is.

Bud­get­ver­bruik

Aan de hand van beschik­ba­re FTE tegen­over wer­ke­lij­ke fte weet je of je nog bin­nen je mar­ge zit.

Een regel verwijderen

Wan­neer je het veld Team leeg­maakt, dan zeg je daar­mee dat de regel ner­gens meer bij hoort. Wan­neer je nog wel een WTF <>0 op de regel hebt staan, dan is de Save knop ver­bor­gen. Zet de WTF op 0, dan kun je wel Saven. De regel wordt dan over­ge­sla­gen, wat erop neer­komt dat hij wordt verwijderd.

Model Interne Bank

Dit model is een reken­mo­del voor de beheer­der en bevat geen invoer. Het model zorgt voor tegen­boe­king van geal­lo­ceerd bedra­gen bij de inter­ne bank. Het model oproe­pen en Saven is vol­doen­de om de boe­kin­gen te maken. 

Onderhoud (voor de beheerder)

Voor aanvang van nieuwe prognose-/begrotingsronde

De vol­gen­de zaken moe­ten wor­den bij­ge­werkt voor aan­vang van een nieu­we begrotingsronde.

Importeren van data sets uit bronnen

  • Import Per­so­neel (Data­set — Per­so­neel). Deze import ver­vangt alle regels met per­so­neel van de geko­zen planversie. 
  • Import Stu­den­ten t‑1 obv Qlik­view (Data­set – Stu­den­ten Qlik­view). Impor­teert aan­ge­pas­te stu­den­ten aan­tal­len uit Qlik­view. Deze import past de hui­di­ge stu­den­ten­aan­tal­len aan. 
  • Import Voor­spel­de afschrij­vings­las­ten obv MVA uit Navi­si­on (Fin­da­ta). Impor­teert de voor­spel­de afschrij­vings­las­ten uit de MVA modu­le van Navision. 
  • Import Ref cij­fers uit Navi­si­on (Fin­da­ta). Import Navi­si­on Refe­ren­tie­cij­fers (bestand moet in de kolom kop­pen ech­te peri­o­de bevat­ten (201801, 201802 etc), en geen eindtotalen). 

De vol­gen­de data­sets heb­ben geen import pro­ce­du­re en wor­den tij­dens het begro­tings­pro­ces ingevuld.

  • Baten en Lasten
  • Inves­te­rin­gen
  • Ove­ri­ge subsidies
  • Stu­den­ten

In het voor­jaar wordt de data­set stu­den­ten, ove­ri­ge sub­si­dies, inves­te­rin­gen, Baten en Las­ten gevuld met gege­vens vol­gens de laat­ste vast­ge­stel­de begroting.

n.b. In het voor­jaar moet in het model Baten en Las­ten gedacht wor­den aan het aan­pas­sen van de query (1 get Struc­tuur) die bepaalt wel­ke groot­boek­re­ke­nin­gen in het model moe­ten komen. De ver­wij­zing naar de plan­ver­sie met Actu­als is een har­de ver­wij­zing. De waar­de “ACT2020” moet in Werk­ver­sie 2021 aan­ge­past wor­den naar “ACT2021” enz.

Update van keuzelijsten

Na het impor­te­ren van de gege­vens die­nen de vol­gen­de upda­te acties wor­den gedraaid.

  • Upda­te Acti­va­pro­fie­len Pro­po­si­tie: Deze import ver­verst de data­set “Acti­va­pro­fie­len Pro­po­si­tie” zodat de keu­ze­lijs­ten per pro­po­si­tie kor­ter wor­den. Geke­ken wordt naar de acti­va­pro­fie­len die in de tabel inves­te­rin­gen voor­ko­men. Hand­ma­tig editen/aanvullen van de data­set Acti­va­pro­fie­len Pro­po­si­tie is mogelijk.
  • Upda­te Cre­bos Pro­po­si­ties: Deze import ver­verst de data­set “Cre­bos Pro­po­si­tie” zodat de keu­ze­lijs­ten per pro­po­si­tie kor­ter wor­den. Geke­ken wordt naar de crebo’s die in de tabel stu­den­ten voor­ko­men. Hand­ma­tig editen/aanvullen van de data­set Cre­bos Pro­po­si­tie is mogelijk.
  • Upda­te Func­ties Pro­po­si­ties: Deze import ver­verst de data­set “Func­ties Pro­po­si­tie” zodat de keu­ze­lijs­ten per pro­po­si­tie kor­ter wor­den. Geke­ken wordt naar de func­ties die in de tabel Per­so­neel voor­ko­men. Hand­ma­tig editen/aanvullen van de data­set Func­ties Pro­po­si­tie is mogelijk.
  • Upda­te Tarie­ven Cre­bos: Hier­mee upda­te je de tarie­ven van bestaan­de cre­bos en vul je nieu­we cre­bos aan. Expor­teer eerst data­set Cre­bos, pas deze aan en gebruik dat bestand als import.
    1. Ga naar “Ana­ly­ze” — Edit data — “Cre­bos” en expor­teer deze data­set naar Excel via de knop “Acti­ons” — “Export data or print”
    2. Pas de tarie­ven aan of voeg nieu­we crebo’s toe. De kolom met cre­bo num­mer en naam (kolom­naam Cre­bo) kan je onge­moeid laten. XLRe­por­ting maakt daar zelf een com­bi­na­tie van.
    3. Impor­teer dit bestand met de nieu­we import “Upda­te Tarie­ven Crebos”.

Nalopen van stamtabellen

  • Acti­va­pro­fie­len – Deze data­set wordt gebruikt in keu­ze­lijst van acti­va­pro­fie­len in het model Inves­te­rin­gen. Zijn alle acti­va­pro­fie­len aan­we­zig? Klopt de bij­be­ho­ren­de groot­boek­re­ke­ning en termijn.
  • Acti­va­pro­fie­len Pro­po­si­tie – Deze data­set wordt gebruikt als ver­kor­te keu­ze­lijst voor een pro­po­si­tie. Eerst dient de import “Upda­te Acti­va­pro­fie­len Pro­po­si­tie” wor­den gedraaid.
  • Cre­bos – Deze data­set wordt gebruikt in keu­zen­lijst van crebo’s in het model Stu­den­ten. Zijn alle crebo’s aan­we­zig, klop­pen de tarie­ven en wel­ke crebo’s zijn nog actief.
  • Dienst­ver­band – Deze data­set wordt gebruikt als keu­ze­lijst van dienst­ver­band in het model Per­so­neel. Zijn alle dienst­ver­ban­den aan­we­zig, klop­pen de groot­boek­re­ke­nin­gen en mogen ze nog mee­doen in de aan­ko­men­de begro­tings­ron­de (InBud­get = “Y”)
  • Func­ties – Deze data­set wordt gebruikt als keu­ze­lijst van func­ties in het model Per­so­neel. Zijn alle func­ties aan­we­zig en wel­ke mogen mee­doen in de aan­ko­men­de begro­tings­ron­de (InBud­get = “Y”).
  • Func­ties Pro­po­si­tie — Deze data­set wordt gebruikt als ver­kor­te keu­ze­lijst voor een pro­po­si­tie. Eerst dient de import “Upda­te Func­ties Pro­po­si­tie” wor­den gedraaid.
  • Groot­boek­re­ke­nin­gen – Deze data­set wordt gebruikt als aan­stuur tabel voor groot­boek­re­ke­nin­gen en als ver­rij­kings­ta­bel voor de finan­ci­ë­le gege­vens. Het aan­stu­ren van groot­boek­re­ke­nin­gen naar de juis­te model­len gebeurt in kolom “Bron”. Checks: zijn alle groot­boek­re­ke­nin­gen aan­we­zig? Klopt de ver­dich­tin­gen en zijn nog actief (InBud­get = “Y”).
  • Orga­ni­sa­tie­struc­tuur – Deze data­set wordt gebruikt als aan­stuur­ta­bel voor orga­ni­sa­tie­struc­tuur en als ver­rij­kings­ta­bel van de orga­ni­sa­tie gege­vens. Het aan­stu­ren gaat via de vol­gen­de kolommen:
    • TeamAl­ge­meen: is een spe­ci­a­le sta­tus van een team bin­nen het begro­tings­pro­ces. Een pro­po­si­tie kan meer­de­re alge­me­ne teams hebben
    • Bij­dra­ge­Al­ge­meen: Wordt gebruikt voor het ver­re­ke­nen van inter­ne afdrach­ten onder de teams (zie model Baten en Las­ten). Meer­de­re teams wor­den onder­schei­den met een “pipe”-teken. 
    • Para­me­ters – Deze data­set wordt gebruikt voor aan­stu­ren van indi­vi­du­e­le para­me­ters in de model­len. Con­tro­leer of de bedra­gen en groot­boek­re­ke­nin­gen nog klop­pen. Toe­voe­gen en ver­wij­de­ren van para­me­ters is niet toegestaan.
    • Plan­ver­sies – Deze data­set wordt gebruikt voor aan­stu­ren van ver­schil­len­de plan­ver­sies. Het aan­stu­ren gaat via de vol­gen­de kolommen:
    • Open Dicht: actie­ve sta­tus van deze plan­ver­sie in het prog­no­se-/be­gro­tings­pro­ces
    • Open Dicht Stu­Pro: actie­ve sta­tus van deze plan­ver­sie in het Prog­no­se Stu­den­ten proces
    • Selec­teer­baar: Is deze plan­ver­sie te selec­te­ren in rap­por­ta­ges en modellen
    • Ref Stu­Pro: geeft aan wel­ke plan­ver­sie van de “Prog­no­se Stu­den­ten” gebruikt wordt in het model Stu­den­ten voor het refe­ren­tie veld Bekos­tig­ba­re studenten 
    • Bevat2FinJaren: Werk­wij­ze is dat je een werk­ver­sie kunt kopi­eeren. Bij de kopie­slag kun je de naam van de nieu­we plan­ver­sie noe­men zoals je wilt. Dat gaat ver­war­rend zijn. Aan de plan­ver­sie wil je kun­nen zien of die twee jaar bevat of 1. 
    • Maan­den­Re­a­li­sa­tie: Wordt gebruikt in het model Per­so­neel. Stuurt de inhoud van de kolom­kop­pen aan. Twee waar­den zijn voor­zien om mee te wer­ken. In het voor­jaar moet er “3|mar|apr” staan en in het najaar “8|aug|sep”. 
  • Types Sub­si­dies – Deze data­set wordt gebruikt als keu­ze­lijst in “Model Ove­ri­ge Subsidies”

Model Prognose

Als team­lei­der ben je ver­moe­de­lijk al bekend geraakt met het half­jaar­lijks invul­len van het stu­den­ten­prog­no­se­mo­del. De afge­lo­pen ander­half jaar heb­ben de afge­ge­ven prog­no­ses geleid tot een accu­ra­te voor­spel­ling van stu­den­ten­aan­tal­len op Sum­ma-niveau, wat o.m. een posi­tie­ve uit­wer­king heeft gehad op de begro­tin­gen en het huisvestingsbeleid!

Wij vra­gen nu om een upda­te van je in april afge­ge­ven (meerjaren)prognose en doen dat voor het eerst in een onli­ne-omge­ving i.p.v. via Excel. Voor­deel daar­van is dat je meer gebrui­kers­ge­mak zult erva­ren en min­der hand­ma­ti­ge han­de­lin­gen hoeft te doen om je prog­no­se aan te leve­ren. Daar­bij lezen we de stu­den­ten­prog­no­se auto­ma­tisch in je begro­tings­mo­del in. Geluk­kig is het model inhou­de­lijk niet ver­an­derd: invul­len werkt het­zelf­de als voorheen.

Ter herinnering: hoe werkt het model?

Het for­mat bevat his­to­ri­sche infor­ma­tie over stu­den­ten­aan­tal­len en aan­mel­din­gen van de oplei­din­gen in je team, uit­ge­splitst naar oplei­ding en cohort. Vul de ver­wach­te in- en uit­stroom in per oplei­ding + cohort, dan bere­kent het model de stu­den­ten­prog­no­se 2019–2020 van je team. Wij heb­ben de in- en uit­stroom uit je april­prog­no­se laten staan; je hoeft daar­om alleen de rij­en aan te pas­sen waar­voor je prog­no­se sinds­dien is ver­an­derd. Let op:

  • Prog­nos­ti­ceer je bekos­tig­ba­re stu­den­ten. Graag exa­men­deel­ne­mers niet mee­tel­len en geen reke­ning hou­den met even­tu­e­le bekos­ti­ging van de student.
  • Vul ook een meer­ja­ren­prog­no­se en een toe­lich­ting op je prog­no­se in het for­mat in.

Invul­len en aanleveren

Zoals gezegd lever je de prog­no­se onli­ne aan en niet meer met een Excel-docu­ment. Doe daar­voor het volgende:

  1. Maak een account aan bij XLRe­por­ting: je ont­vangt daar­voor een uit­no­di­ging in je mail. De uit­no­di­ging is één dag gel­dig: wij zul­len je opnieuw uit­no­di­gen als je nog geen account hebt aangemaakt.
  2. Log in op je account via https://eu.xlreporting.com/.
  3. Vul het model in, op dezelf­de wij­ze als je dat voor­heen deed. Een uit­ge­brei­de instruc­tie vind je op pagi­na 2 van deze memo. Je kan ook een kor­te instruc­tie­vi­deo bekij­ken. De video staat hieronder.

Instructie invullen studentenprognose

Je kunt in plaats van het lezen van deze instruc­tie ook de onder­staan­de instruc­tie­vi­deo bekijken.

Your brow­ser does not sup­port the video tag.

  1. Log in op je account via https://eu.xlreporting.com/
  2. Klik op de groe­ne balk met Model Stu­den­ten Prognose
  3. Selec­teer je team en klik op Run model. Je komt nu in het prog­no­se­mo­del van je team. Ver­moe­de­lijk her­ken je de tabel die ver­schijnt van voor­heen: deze is onver­an­derd. Iede­re regel betreft één oplei­ding + cohort: je vult de prog­no­se per regel in en de optel­ling van alle rij­en is je team­prog­no­se. Beweeg over de kolom­kop­pen om de toe­lich­ting op de kolom­men te lezen.
  4. Pas waar nodig de licht­ge­le kolom­men Ver­wach­te uit­stroom en Ver­wach­te instroom aan: deze zijn bij aan­vang gevuld met je april­prog­no­se. In de meest recht­se kolom staat je stu­den­ten­prog­no­se voor 2019–2020: deze past auto­ma­tisch aan wan­neer je de ver­wach­te uit- of instroom ver­an­dert.
    a) Wan­neer je een com­bi­na­tie van oplei­ding en cohort mist, kan je die zelf toe­voe­gen. Druk in de meest link­se kolom (Acties) op een plus­je en vul de lege regel die ver­vol­gens ver­schijnt vol­le­dig in.
  5. Con­tro­leer, wan­neer je klaar bent, het totaal boven de meest recht­se kolom (Nieu­we Progn 1–10-19): dit is de totaal­prog­no­se die je afgeeft voor je team.
  6. Ga naar het tab­blad Toe­lich­ting (deze vind je direct onder het kop­je Plan­ver­sie links­bo­ven) en typ in het licht­ge­le vak een kor­te toe­lich­ting op je prog­no­se. Denk daar­bij bij­voor­beeld aan: wat is de oor­zaak dat je ver­wacht te stijgen/ dalen, waar­om wijk je af van de aprilprognose?
  7. Ga naar het tab­blad MJprog­no­se (naast het tab­blad Toe­lich­ting) om je meer­ja­ren­prog­no­se te vul­len: vul je prog­no­se BOL/ BBL voor 1-10-2020 en 1-10-2021 in de licht­ge­le cellen.
  8. Geef aan of je Bezig of Gereed bent met je prog­no­se in het licht­ge­le vak­je onder Sta­tus. Je kunt tot aan de dead­line (vrij­dag 6 sep­tem­ber) de prog­no­se aan­pas­sen, zorg dat op die dag je sta­tus op Gereed staat.
  9. Druk rechts­bo­ven op de don­ker­blau­we knop Save. Je wij­zi­gin­gen zijn nu opge­sla­gen. Dank voor het invullen!

Wijzigen van koppelingen tussen XLReporting Online en Qlikview

XLRe­por­ting heeft de moge­lijk­heid om kop­pe­lin­gen te maken met exter­ne dash­boards zoals Qlik­view en Power BI. Dit gaat met API-kop­pe­lin­gen. In de hulp­do­cu­men­ta­tie van XLRe­por­ting kun je daar meer over lezen: zie link.

Sum­ma geeft de stu­den­ten­prog­no­se weer op hun Qlik­View dash­board. Deze data komt direct uit XLRe­por­ting via een API-kop­pe­ling. Volg de vol­gen­de werk­wij­ze om zo’n API-kop­pe­ling te kun­nen maken.

Werkwijze

  1. Pas de fil­ter aan die ach­ter “filter=fxx:”” staat. In de onder­staan­de url staat er nu: “Prog.2020_juni”
  2. Voeg de token code aan de URL toe ach­ter “token=”
  3. Test de link door hem in je brow­ser balk te kopie­ren en voer hem uit. Als het goed is krijg je veel gege­vens te zien en aan het begin staat er: “{“success”:true,“data”:”

Token

Je hebt een token nodig om een gel­di­ge kop­pe­ling te kun­nen maken. Je kunt er een aan­vra­gen bij InfoAction.

Koppelingen

1. URL 1 — Link naar data­set Stu­den­ten Prognose

https://eu.xlreporting.com/api/table/t28?filter=f16:Prog.2020_juni&token=

2. URL 2 — Link naar data­set Stu­den­ten Prog­no­se 2

https://eu.xlreporting.com/api/table/t34?filter=f1:Prog.2020_juni&token=