Controller Albert kijkt verwachtingsvol om zich heen. Precies het juiste gezelschap om zijn zorgen mee te delen. Hij werkt bij een grote onderwijsorganisatie in een regio waar zich een krimp van de bevolking begint af te tekenen. Dat betekent dat de scholen rekening moeten gaan houden met mogelijk minder inkomsten en hun kosten daarmee in lijn moeten brengen. Recentelijk leidde dat al tot een fikse ruzie bij het aankondigen van een vacaturestop. Hij denkt er met een vervelend gevoel in zijn maag aan terug. De begroting voor die school bleek te optimistisch te zijn geweest, en de vacaturestop was nodig om grote verliezen te voorkomen.
Dit jaar moet het begrotingsproces absoluut beter opgezet worden. Albert denkt na wat daarvoor nodig is. Ze moeten beter gaan inschatten op hoeveel leerlingen ze in de komende jaren kunnen rekenen en wat daarvan de consequentie is voor de personeelsformatie. Het beste zou het zijn als niet de afdeling control nadenkt en cijfers invoert in het systeem, maar dat de schoolleiding dat zelf gaat doen. Natuurlijk gesteund door de afdeling control. Zijn probleem is dat de schoolleiding niet staat te trappelen om hun schaarse tijd te besteden aan het invoeren van getallen in het complex ogende formulier dat ze nu gebruiken.
Albert’s probleem komt voor bij meer onderwijs organisaties. Ze willen graag meer betrokkenheid van de schoolleiding om een beter afgewogen begroting te maken. Maar waar ze tegenaan lopen is dat een begroting bestaat uit het invullen van heel veel cijfers. Al helemaal als je een meerjarenbegroting wilt maken is dat een tijdrovende klus.
De kunst is om effectief om te gaan met de tijd van de schoolleiding. Door hun alleen te vragen om de meest wezenlijke informatie aan te leveren. En dat te doen in logische stapjes. Hoe dan, en kun jij daar wat mee bij jouw organisatie? Hieronder geef ik je een paar tips.
1) Vraag het verwachte aantal leerlingen in de begrotingsperiode
Houd het uitvraag formulier zo klein, kaal, duidelijk en toegankelijk mogelijk. Geef de in te vullen cellen een duidelijke kleur. Geef context mee, zoals per onderwijsaanbod de aantallen leerlingen voor de laatst bekende peildatum. Zorg dat de berekening van het budget beschikbaar is, maar standaard verborgen is.
2) Vraag verwachte baten en lasten voor een beperkt aantal posten
Bedenk van te voren voor welke posten je een bedrag wilt weten. Vraag alleen die posten uit op het formulier. Zorg dat op de achtergrond automatisch de bedragen voor die posten verdeeld worden over onderliggende rekeningen volgens een verdeelsleutel, bijvoorbeeld de realisatie van het voorgaande jaar. Zorg voor context voor de invuller van het formulier door referentiebedragen voor posten op te nemen.
3) Vraag de ontwikkeling van de loonkosten
Geef als voorzet op een simpel ogend formulier de personeelsformatie per peildatum. Zorg voor een goede doorrekening van kosten in de begrotingsperiode. Geef context. Geef het bedrag dat nog beschikbaar is voor loonkosten, en geef aan hoe de verdeling van functiecategorieën is ten opzichte van
een target verdeling. Maak het makkelijk om aanpassingen te maken in de formatie en om nieuwe regels toe te voegen voor vacatures en of taakstellingen.
4) Geef een mooi dashboard met de stand van de begroting
Maak een makkelijk toegankelijk mooi dashboard dat steeds de actuele stand van de school begroting weergeeft. Zorg voor een aantrekkelijke mix van informatie over leerling aantallen, personeel, en de totale financiële stand van zaken.
De uitdaging van een begroting uitvragen is het simpel houden ervan voor degene die het invulwerk moet doen. En om te zorgen dat diegene iets terug krijgt voor zijn inspanningen. Op die manier krijg je betrokkenheid van de schoolleiding en een begroting waar alle partijen zich aan verbonden voelen. Er zijn hulpmiddelen voor het opstellen van een begroting op de markt. Gebaseerd op Excel of als een SAAS applicatie.
Als je geïnteresseerd bent om een keer door te praten over een begroting bij jouw bedrijf, neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek van 30 minuten.
