Pien staat met haar collega controller Leon bij de koffiemachine. ‘Dat ligt er maar aan met wie je erover praat’, zegt hij. ‘Hier bij ons hebben we het bij een prognose over de verwachte cijfers voor het lopende kalenderjaar. En bij een begroting over de geplande cijfers voor de komende jaren.’
Uitkomsten of proces
‘Nu heb je het over de uitkomsten’ antwoordt Pien. ‘Over het overzicht met cijfers waar boven staat Prognose of Begroting met een jaartal erachter. Maar als je nou kijkt naar de ingrediënten die je in het proces gebruikt om tot die cijfers te komen, dan ben je toch steeds met dezelfde dingen bezig? Dan heb je het bijvoorbeeld over inkomsten die bepaald worden door student- of leerlingaantallen, en loonkosten die bepaald worden door de personeelsformatie, en ga zo maar door.’
‘Daar heb je gelijk in’ zegt Leon. ‘Het gaat steeds om dezelfde onderliggende gegevens, en hoe de organisatie denkt over de ontwikkeling daarvan in de tijd. Voor de manier waarop je met die gegevens bezig bent maakt het niks uit of je nu met een prognose of een begroting bezig bent.’
Dubbel werk
‘Dan vraag ik me af waarom we zoveel dubbel werk doen’ zegt Pien. ‘Na de zomervakantie moeten we eerst zorgen voor oplevering van de prognose. Dat doen we met formulieren die daar speciaal voor zijn ingericht. En als we klaar zijn met de prognose dan moeten we met andere formulieren gaan werken aan de begroting, ook weer speciaal daarvoor ingericht. Als in de prognose formulieren een paar extra kolommen voor een begroting worden toegevoegd, dan kunnen we toch makkelijk met de prognose formulieren verder werken? ‘
Goed idee
‘Ja’ antwoordt Leon. ‘Het is hier historisch zo gegroeid om die twee processen uit elkaar te trekken en er twee verschillende sets van formulieren bij te gebruiken. Maar eigenlijk kunnen we best het hele jaar werken met één set goed ingerichte formulieren. Het zou een aanpassing van onze manier van werken betekenen, maar Ik zie de voordelen wel. Goed idee. Laten we het in het eerstvolgende controllers overleg bespreken.’
Zou dit ook voor mij kunnen werken?
We merken bij onze klanten dat ze het maken van een prognose veel werk vinden. Het is een proces dat een paar keer per jaar loopt, en steeds veel tijd kost. In overleg hebben we formulieren ontworpen waarin brongegevens makkelijk ververst kunnen worden, en waarin ze aan de slag kunnen voor zowel een prognose als een begroting.
Voorbeeld
Hieronder staat een illustratie van een van de formulieren. Er zijn meer formulieren die samen alles berekenen wat nodig is. De organisatie werkt er het hele jaar in. Beheer ververst periodiek realisatie gegevens.
Steeds is op geconsolideerd niveau een rapport van prognose en begroting beschikbaar.
